מה עדיף בשירות לקוחות – מענה טלפוני או דיגיטלי?

  • פורסם ב :נובמבר 3, 2024
  • זמן קריאה: 3 דק'
שירות לקוחות הוא חלק בלתי נפרד מהצלחת העסק, כשהאופן שבו לקוחות מקבלים תמיכה ושירות משפיע ישירות על שביעות רצונם ועל נאמנותם למותג. בעולם הדינמי של היום, עסקים ניצבים בפני דילמה: האם לשמר את הערוץ המסורתי של מענה טלפוני, או להשקיע יותר במענה דיגיטלי? כל ערוץ מציע יתרונות שונים, וההחלטה תלויה בשיקולים כמו סוג הלקוחות, מורכבות הפניות, יעילות תפעולית ועלויות.
עם התקדמות הטכנולוגיה ושיפור הערוצים הדיגיטליים, יותר ויותר עסקים עוברים למענה אוטומטי ואלקטרוני. מחקרים מראים כי דפוסי השימוש בערוצים אלו משתנים במהירות. על פי דוח של HubSpot משנת 2020, מעל 60% מהלקוחות מעדיפים להשתמש בערוצים דיגיטליים כדי לתקשר עם חברות, בעוד שרק 29% מעדיפים את המענה הטלפוני המסורתי. במאמר זה נסקור את היתרונות והחסרונות של כל ערוץ, וננסה לענות על השאלה: מה באמת עדיף?

1. נוחות ומהירות – העידן של "עכשיו ומיד"

נוחות ומהירות הם שני מרכיבים עיקריים בשירות לקוחות מוצלח. בעולם שבו הלקוחות מצפים לקבל מענה מידי, הערוצים הדיגיטליים מצטיינים. מערכות צ'אט בוטים, מענה במייל או דרך רשתות חברתיות מאפשרות ללקוחות לפתור בעיות ולשאול שאלות ללא תלות בשעות הפעילות של החברה.
לפי Zendesk משנת 2021, 69% מהלקוחות מצפים לשירות מהיר ומידי בערוצי הצ'אט, ומערכות אוטומטיות עוזרות לקצר את זמני ההמתנה ולספק פתרונות בזמן אמת. עבור עסקים, מענה כזה מאפשר לחסוך במשאבי ניהול ולפתור בעיות בסיסיות מבלי לערב נציג אנושי.
עם זאת, למרות היתרון הדיגיטלי במהירות, שירות טלפוני עדיין מציע מענה מיידי ופרסונלי. בערוצים דיגיטליים לעיתים יש המתנה למענה חוזר או מענה מבוט אוטומטי, אך בטלפון הלקוח מקבל יחס מיידי מנציג אנושי שיכול לנסות לפתור את הבעיה בזמן אמת.

2. התאמה אישית ורגשית – הקסם של המענה האנושי

כשמדובר במורכבות ורגש, אין תחליף למענה אנושי בטלפון. שירות טלפוני מעניק תחושת ביטחון ללקוח שמחפש מישהו שיוכל להקשיב ולהבין אותו באמת. במחקרים נמצא כי שירות לקוחות טלפוני מוביל ל-80% יותר שביעות רצון בקרב לקוחות שמתמודדים עם פניות מורכבות (Forbes, 2019). נציג אנושי יכול להתאים את התגובה על בסיס הקול, נימת הדיבור ואפילו הדקויות שבשיחה, תוך הפגנת אמפתיה והבנה.
בערוצים דיגיטליים, לעומת זאת, למרות השיפורים במערכות אוטומטיות ואינטליגנציה מלאכותית (AI), המענה עלול להרגיש רובוטי ומנותק. לקוחות שמעדיפים אינטראקציה אנושית עשויים להרגיש מתוסכלים כאשר הם לא מצליחים לפתור בעיות מורכבות באמצעות המערכות הדיגיטליות בלבד.

3. יעילות תפעולית – הפתרון הדיגיטלי מוביל את הדרך

מערכות אוטומציה דיגיטליות מאפשרות לעסקים לטפל במספר רב של פניות במקביל. לדוגמה, צ'אט בוטים או מערכות פניות מבוססות AI יכולים להקל על העומס ולעזור למשתמשים לפתור בעיות פשוטות באופן עצמאי. יתרה מכך, במחקר של Salesforce משנת 2020 נמצא כי עסקים המשתמשים במערכות אוטומציה דיגיטליות חוו ירידה של 30% בזמני ההמתנה והפניה לשירות לקוחות אנושי.
בשירות טלפוני, לעומת זאת, יש מגבלות תפעוליות ברורות – נציג אחד יכול לטפל בשיחה אחת בלבד בכל פעם. כאשר יש עומס במוקד, זמני ההמתנה עשויים להתארך משמעותית, מה שמוביל לתסכול בקרב הלקוחות. לפי נתוני CallCentreHelper משנת 2021, הממוצע העולמי לזמן המתנה במוקד טלפוני הוא כ-7 דקות, מה שעלול לפגוע בחוויית השירות, במיוחד כשמדובר בבעיות פשוטות שהיו יכולות להיפתר מהר יותר בערוץ דיגיטלי.

4. מורכבות הפניה – איפה שירות טלפוני מנצח?

כשמדובר בפתרון בעיות מורכבות, שירות טלפוני לרוב מנצח את הערוצים הדיגיטליים. היכולת לשוחח עם נציג אנושי שמסוגל להקשיב, לשאול שאלות ולהגיב באופן מיידי היא יתרון משמעותי. לקוח שמחפש תשובה לשאלה מורכבת או רוצה לנהל שיחה מעמיקה על בעיה מסוימת יקבל מענה מדויק יותר בטלפון.
בערוצים הדיגיטליים כמו צ'אט או דוא"ל, היכולת לפתור בעיות מורכבות עלולה להיות מאתגרת. לא כל מערכת אוטומטית יכולה להתמודד עם כל סוגי הפניות, והקלדה מרובה עשויה להכביד על הלקוח. אף על פי שמערכות AI מתקדמות משפרות את המענה, הן עדיין לא מתאימות לפניות הדורשות הבנה רגשית או תגובה דינמית, כמו שיחת טלפון יכולה לספק.

5. עלויות – הדיגיטל חוסך, אבל האם זה תמיד נכון?

אין ספק ששירות לקוחות דיגיטלי חסכוני יותר. עלויות ניהול מוקד טלפוני גבוהות מאוד – הן דורשות כוח אדם נרחב, תשתיות, וניהול שוטף. לפי McKinsey משנת 2020, עסקים שהשקיעו במענה דיגיטלי חסכו עד 40% בעלויות התפעול שלהם. השירות הדיגיטלי מבוסס על טכנולוגיות מתקדמות שמאפשרות לטפל בפניות רבות בו זמנית ולנהל תקשורת יעילה עם פחות משאבים אנושיים.
עם זאת, יש לזכור שברגע שמדובר בשירות מורכב הדורש מעורבות אנושית, העלות עשויה לעלות בהתאם. לכן, במקרה זה ייתכן שהמענה הטלפוני יהיה משתלם יותר אם הוא מונע תסכול לקוחות ומסייע לשמר אותם מרוצים בטווח הארוך.

סיכום: למה שילוב בין טלפוני לדיגיטלי הוא הפתרון המושלם?

לאור הניתוח הנ"ל, ברור כי אין פתרון אחד שמותאם לכל מצב ולכל סוג לקוח. לכל אחד מהערוצים – טלפוני ודיגיטלי – יש יתרונות משלו בהתאם לאופי הבעיה, לצורכי הלקוח ולמטרות הארגון.
שירות טלפוני מצטיין בטיפול בפניות מורכבות הדורשות פתרון מהיר ומגע אישי, תוך יצירת חוויה רגשית שתורמת לשביעות רצון גבוהה יותר של הלקוח. לעומת זאת, השירות הדיגיטלי מציע יעילות, זמינות, ומהירות לטיפול בפניות פשוטות, תוך חיסכון משמעותי בעלויות לעסק.
הפתרון האופטימלי הוא שילוב בין הערוצים, המאפשר לעסקים לנצל את היתרונות של שניהם: השירות הדיגיטלי מיועד לטפל במגוון רחב של פניות פשוטות במהירות וביעילות, בעוד שהמענה הטלפוני נותן מענה במקרים מורכבים יותר ומעניק תחושת תמיכה אישית ואמפתית ללקוחות. שילוב זה יוצר חוויית לקוח מקיפה ומענה מדויק יותר לצורכי הלקוחות, תוך חיסכון במשאבים ושיפור שביעות הרצון הכללית.
היכולת להתאים את סוג השירות לצרכי הלקוח הספציפיים, יחד עם שימוש בטכנולוגיות מתקדמות ובמגע אנושי במידת הצורך, היא המפתח לשירות לקוחות מוצלח בעידן הנוכחי.

אל תפספסו לקוחות

השאירו את פרטיכם ונחזור אליכם מיד. אנו זמינים 24/7

    אני מאשר קבלת הטבות ופרסומים שיווקים
    או חייגו אלינו 1-800-77-1818

    דילוג לתוכן